ЭТрН – документ нужный, но пока не обязательный для использования

– Алексей, главный вопрос от участников рынка: можно ли использовать электронную накладную в суде или суд не принимает документы в электронном виде?

– Электронная транспортная накладная может быть использована в суде как любой другой первичный документ. Ее можно направить онлайн – через сервисы ГАС «Правосудие» или «Мой арбитр», но в этом случае ЭТрН необходимо подтвердить электронной подписью. Если необходимо направить ЭТрН в бумажном виде, нужно распечатать ее из системы ЭДО с пометками, заверить печатью и подписью.

– А налоговая инспекция принимает электронные накладные?

– Да, согласно письму Мифина от 11 январе 2012 года. В документе указано о необходимости участникам рынка распечатать накладную из системы ЭДО с пометкой о подписании сторон, поставить печать и подпись руководителя организации и предоставить в налоговый орган.

– А если перевозка осуществляется не штатным водителем, а транспортной компанией, как происходит обмен документами?

– После подготовки самого груза кладовщик компании-грузоотправителя формирует накладную в своей товароучетной программе или заполняет готовый электронный файл на компьютере и ставит электронную подпись. Через систему ЭДО накладная отправляется транспортной компании и грузополучателю. Водитель транспортной компании заверяет накладную простой ЭП. При получении груза представитель грузополучателя подтверждает. И все.

– Но почему тогда автоперевозчики груза так тяжело переходят на электронный документооборот?

– Они сомневаются в законности таких документов. Подчеркну, электронные транспортные накладные активно используются с 2018 года. Обмен ЭТрН в электронном виде является полностью легальным, это регламентировано постановлением правительства № 272 от 15.04.2011 г.

Но ЭТрН – это удобно. Во-первых, с помощью электронных транспортных накладных решается вопрос о потере, порче или неправильном заполнении бумажной накладной. Таким образом, бухгалтерам не грозят штрафы за отсутствие оригиналов документов, а водителям – штрафы от ГИБДД. Во-вторых, ЭТрН хранятся в архиве системы ЭДО, а значит, могут быть использованы в любое время для предоставления в ФНС, расчета НДС или использования в суде. Наконец, электронный документооборот сокращает расходы на печать и отправку бумажных накладных и ускоряет процесс оплаты товаров и услуг.

Беседовала Алена Алешина