Для проведения профессиональных фотосъемок необходимо официальное разрешение от департамента корпоративных коммуникаций ОАО «РЖД». Заявка должна быть оформлена на бланке организации, подписана ее руководителем и заверена печатью организации. Для иностранного СМИ к заявке должна прилагается копия карточки спецкорреспондента иностранного средства массовой информации, выданной Министерством иностранных дел РФ.
В заявке должны быть указаны цель и задачи съемки, краткий сценарный план и место съемки, объекты съемки, дата и время проведения съемок, состав съемочной группы, фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного лица. Заявка подается не менее чем за 15 рабочих дней до начала съемок.